Was kostet Hausverwaltungssoftware wirklich? Preismodelle, Mindestbeträge und versteckte Kosten

Transparenzhinweis: domily.immo ist ein Produkt des Autors. Alle Preisangaben sind netto und beruhen auf öffentlich einsehbaren Anbieter-Preislisten (Stand: Juli 2026). Preise ändern sich; im Zweifel gilt die Angabe des Anbieters.

Warum ein Preisvergleich schwerer ist als gedacht

Wer eine Hausverwaltungssoftware kauft, unterschreibt in der Regel nicht für einen Monat, sondern für Jahre. Der Umstieg ist teuer, die Datenmigration ist mühsam, und die Software wird zum zentralen Werkzeug einer Verwaltung. Umso überraschender ist, wie schwer sich am Markt seriös vergleichen lässt.

Der Grund liegt nicht am Willen der Anbieter zur Verschleierung. Er liegt daran, dass "eine Hausverwaltungssoftware" bei 20 Einheiten etwas anderes ist als bei 200. Ein Kleinvermieter-Tool verkauft eine flache Grundgebühr und eine Handvoll Module. Ein ERP für Verwaltungen mit doppelter Buchführung verkauft ein Grundsystem, drei bis fünf Zusatzmodule, eine jährliche Wartungspauschale und einen Onboarding-Aufwand. Beide reden von "monatlichen Kosten". Vergleichbar sind sie nicht.

Konkret sehen die Preisspannen 2026 so aus: Die günstigsten Kleinvermieter-Tools starten bei rund 7 bis 10 Euro pro Monat als Grundgebühr, mit Zusatzkosten pro Einheit von 0,80 bis 1,20 Euro. Mittelklasse-Software für Verwaltungen mit bis zu 200 Einheiten liegt bei 1,50 bis 3,50 Euro pro Einheit und Monat, oft mit Mindestbeträgen von 49 bis 149 Euro. Klassische ERPs für Verwaltungen jenseits der 200 Einheiten kosten zwischen 3,50 und 6,50 Euro pro Einheit und Monat, plus Einrichtungspauschale im vier- bis fünfstelligen Bereich. Die Spreizung zwischen dem günstigsten und dem teuersten Anbieter für dieselbe Bestandsgröße beträgt regelmäßig den Faktor 3.

Die vier gängigen Preismodelle

Fast alle Anbieter am deutschen Markt lassen sich in vier Preismodelle einsortieren. Wer das Modell erkennt, versteht die Rechnung.

Am ältesten ist das Modul-Modell. Der Anbieter verkauft ein Grundsystem und darüber jedes einzelne Feature als optionales Modul. Bankanbindung ein Modul, Nebenkostenabrechnung ein Modul, Mieterportal ein Modul, DATEV-Export ein Modul. Der Grundpreis wirkt niedrig, die tatsächliche Rechnung entsteht durch die Summe der Module. objego ist ein Beispiel: 7,95 Euro Grundgebühr, das NKA-Modul kommt mit 0,95 Euro pro Einheit oben drauf. Ähnlich funktionieren immocloud und hellohousing. Der Vorteil: Wer eine Funktion nicht braucht, zahlt sie nicht. Der Nachteil: In einer wachsenden Verwaltung braucht man am Ende doch alle Module, und die Rechnung wird schwerer prognostizierbar.

Die klarste Variante ist die Flatrate pro Einheit. Ein Preis pro Einheit pro Monat, alle Funktionen inklusive, ein Plan. Impower und domily.immo arbeiten so. Impower liegt bei rund 2,50 bis 4,00 Euro pro Einheit im mittleren Segment, domily.immo bei 1,50 Euro pro Einheit mit einem Mindestbetrag von 49 Euro. Das Modell ist einfach zu kalkulieren, weil der Preis linear skaliert und die Feature-Zusammensetzung stabil bleibt. Der Nachteil: Man zahlt auch für Funktionen, die man vielleicht selten nutzt.

Im Enterprise-Segment ist das ERP-Lizenzmodell Standard. Ein Grundpreis, meist dreistellig pro Monat, plus Nutzer-Lizenzen, plus jährliche Wartung, plus optionale Zusatzmodule. Immoware24, DOMUS und Aareon operieren so. Die Einstiegskosten liegen bei mehreren Tausend Euro Onboarding plus 300 bis 800 Euro monatlicher Grundgebühr, hinzu kommen 15 bis 25 Prozent Wartung jährlich auf die Lizenzsumme. Rechnerisch trägt sich das Modell ab etwa 300 Einheiten nach oben. Darunter ist das Preis-Leistungs-Verhältnis für kleinere Verwaltungen selten sinnvoll. Wer allerdings doppelte Buchführung, WEG-Beschlusssammlung, Prüfungsmandate, Mahnwesen und komplexe Objektstrukturen braucht, kommt an dieser Kategorie schwer vorbei.

Die jüngste Variante ist das kostenlose Grundmodell mit Zahlfunktionen. Die Basisverwaltung ist kostenlos, umsatzgenerierende Aktionen (NKA-Versand, SEPA-Lastschrift, digitale Signatur) kosten pro Vorgang. Für sehr kleine Bestände wirkt das attraktiv. Bei Verwaltungen mit 50 Einheiten und mehr wird es schnell teurer als eine Flatrate.

Was "pro Einheit" tatsächlich verbirgt

Preis pro Einheit ist die häufigste Angabe. Sie sagt weniger, als sie suggeriert. Drei Feinheiten entscheiden, was am Ende auf der Rechnung steht.

Die erste ist der Mindestbetrag, die stille Bremse für kleine Bestände. Ein Anbieter kann 1,50 Euro pro Einheit verlangen, mit einem Mindestbetrag von 79 Euro pro Monat. Eine Verwaltung mit 30 Einheiten zahlt dann effektiv 2,63 Euro pro Einheit, nicht 1,50 Euro. Der beworbene Preis gilt erst ab einer Bestandsgröße, die den Mindestbetrag übersteigt. Bei domily.immo liegt der Mindestbetrag bei 49 Euro pro Monat.

Der zweite Punkt ist die Modul-Deckelung, die bei Modell 1 zum Tragen kommt. Der beworbene Grundpreis enthält oft nur die Stammdatenverwaltung. Wer NKA, Bankanbindung, Portal und DATEV-Export dazubucht, landet regelmäßig beim doppelten Preis.

Am härtesten trifft die Feature-Auskopplung nach Bestand. Manche Anbieter deckeln Funktionen wie Objekt-Anzahl, Mieter-Anzahl oder Belegvolumen im günstigen Tarif. Wer wächst, wird in einen teureren Tarif gezwungen, der neben der Bestandsgröße auch die Feature-Freischaltung kostet. Das ist im deutschen Kleinvermieter-Segment üblich; für professionelle Verwaltungen ist es ein Warnsignal.

Onboarding, Migration, Schulung: Was oft nicht in der Preisliste steht

Für Kleinvermieter-Tools ist der Einstieg meist kostenlos, weil er selbsterklärend ist. Für Mittelklasse-Software zahlt man in der Regel keine Onboarding-Gebühr, aber die Datenmigration aus dem alten System braucht Zeit, häufig zwei bis fünf Arbeitstage bei einer Verwaltung mit 100 Einheiten. Diese Zeit fällt intern an, nicht beim Anbieter.

Bei ERPs wird es teurer. Onboarding-Pauschalen von 2.000 bis 8.000 Euro sind Standard, plus Schulungstage à 800 bis 1.500 Euro. Bei komplexen Migrationen (mehrere hundert Einheiten, Bestandsdaten aus DATEV oder älteren Systemen) sind fünfstellige Beträge nicht ungewöhnlich. Diese Kosten werden in der Preisliste selten prominent ausgewiesen. Wer sich für einen ERP-Wechsel interessiert, muss sie explizit erfragen.

Ein oft übersehener Punkt: Die Wartungspauschale. Viele ERPs verlangen 18 bis 22 Prozent Wartung jährlich auf die einmalige Lizenzsumme. Bei einer 30.000-Euro-Lizenz sind das 6.000 Euro pro Jahr, die im "monatlichen Preis" der Preisliste nicht auftauchen.

Rechenbeispiel 1: Eine Verwaltung mit 50 Einheiten

Für 50 Einheiten liegt die Bandbreite der Marktpreise 2026 zwischen rund 55 und 400 Euro pro Monat.

Anbieter	Modell	Monatliche Kosten	Anmerkung
objego	Modul	55–90 €	Basis + NKA-Modul + optional Portal/Bankanbindung
hellohousing, immocloud	Modul	65–110 €	je nach Modul-Zusammensetzung
domily.immo	Flatrate	75 €	50 × 1,50 €, alle Funktionen inklusive
Impower	Flatrate	1bis zu 200 €	je nach Plan
Immoware24, DOMUS	ERP	ab 350 €	plus Onboarding im vier- bis fünfstelligen Bereich im ersten Jahr

Klassische ERPs machen bei 50 Einheiten wirtschaftlich selten Sinn. Wer sich trotzdem für Immoware24 oder DOMUS entscheidet, landet inklusive Wartungsanteil bei mindestens 350 Euro monatlich, dazu die Onboarding-Kosten im ersten Jahr.

Rechenbeispiel 2: Eine Verwaltung mit 150 Einheiten

Bei 150 Einheiten trennen sich die Kategorien deutlicher. Der Kleinvermieter-Bereich ist an seiner Skalierungsgrenze angekommen, objego selbst empfiehlt die Grenze bei rund 70 Einheiten.

Anbieter	Modell	Monatliche Kosten	Anmerkung
domily.immo	Flatrate	225 €	150 × 1,50 €, alles inklusive
Impower	Flatrate	300–500 €	je nach Feature-Umfang
Immoware24, DOMUS, Aareon	ERP	500–900 €	plus einmalig 4.000–8.000 € Onboarding, plus anteilige Wartung

Der Sprung zwischen den Kategorien beträgt Faktor zwei bis vier. Was zusätzlich enthalten ist, entscheidet den Wert: Doppelte Buchführung, WEG-Beschlusssammlung, komplexe Berichtsstrukturen kommen erst mit den ERPs. Für reine Mietverwaltungen bleibt viel davon ungenutzt.

Rechenbeispiel 3: Eine Verwaltung mit 300 Einheiten

Ab 300 Einheiten wird die Rechnung interessant, weil sich Skalen-Effekte der ERPs auszahlen.

Anbieter	Modell	Monatliche Kosten	Anmerkung
domily.immo	Flatrate	450 €	wenn der Bestand technisch getragen wird und die Prozesse passen
Immoware24, Aareon	ERP	800–1.500 €	plus jährlicher Wartung; passend bei doppelter Buchhaltung, WEG-Miete-Mix, externen Prüfungsmandaten

Die entscheidende Frage bei 300 Einheiten ist nicht mehr die Software-Kategorie, sondern die Passung der Funktionen zum tatsächlichen Prozess. Eine Verwaltung mit 300 Einheiten reiner Mietverwaltung ist in einer Flatrate-Software oft besser aufgehoben als in einem ERP. Eine WEG-lastige Verwaltung mit 300 Einheiten braucht dagegen die WEG-Funktionen der ERPs.

Was zu fragen ist, bevor unterschrieben wird

Wer nicht später den Anbieter wechseln möchte, sollte vor dem Vertrag sieben Fragen klären.

Erstens: Was ist der Mindestbetrag pro Monat, und ab welcher Bestandsgröße greift der beworbene Preis pro Einheit? Zweitens: Welche Funktionen sind im Grundpreis enthalten, welche kosten extra, und wie werden sie ausgewiesen? Drittens: Was kostet die Datenmigration aus dem aktuellen System, in Euro und in Arbeitstagen? Viertens: Wie lange läuft der Vertrag, und was ist die Kündigungsfrist? Monatliche Kündigung ist bei modernen Anbietern Standard; Jahresverträge sollten einen erkennbaren Rabatt bringen. Fünftens: Wie werden Preiserhöhungen kommuniziert, und was ist der Preisänderungsvorbehalt im Vertrag? Sechstens: Was passiert mit den Daten bei einer Kündigung? Exportformat, Zeitfenster, Kosten. Siebtens: Ist DATEV-Export im Grundpreis, oder kostet er extra?

Die siebte Frage ist der häufigste Streitpunkt bei Vertragsverlängerungen. DATEV-Export wird bei einigen Anbietern als Zusatzmodul geführt, bei anderen ist er im Standard. Wer regelmäßig mit einem Steuerberater arbeitet, kommt daran nicht vorbei.

Zur Preistransparenz am Markt

Die deutsche Hausverwaltungssoftware-Branche ist nicht besonders transparent, was Preise angeht. Kleinvermieter-Tools listen ihre Preise öffentlich, ERPs verlangen fast immer einen Anruf oder ein Angebot. Das hat historische Gründe: Bei komplexen Verwaltungen mit individuellen Modulzusammensetzungen ist ein Standardpreis schwer sinnvoll. Es hat aber auch strategische Gründe: Ohne öffentliche Preise lässt sich pro Kunde individuell verhandeln, und der Markt bleibt intransparent.

Für Verwaltungen im Segment bis zu 200 Einheiten ist diese Intransparenz ein reales Problem. Sie erschwert die Auswahl und macht die Preisverhandlung ungleich. Anbieter, die ihre Preise offenlegen, bieten hier den größeren Wert, nicht unbedingt den niedrigsten Preis, aber die planbarste Rechnung.

Der pragmatische Schluss: Wer sich für eine Software entscheidet, sollte die Rechnung nicht auf Basis des beworbenen Preises pro Einheit machen, sondern auf Basis der Gesamtkosten pro Jahr, inklusive aller Module, aller Nutzer, aller Migrations- und Onboarding-Aufwände und einer realistischen Preisänderung nach zwölf Monaten. Wer diese Zahl kennt, hat den echten Vergleich in der Hand.

Weiterlesen

• Hausverwaltung Software im Vergleich 2026, 12 Anbieter im direkten Vergleich mit Funktionsumfang und Zielgruppen.
• Hausverwaltung digitalisieren: Schritt für Schritt, Der Fahrplan, bevor die Software-Auswahl ansteht.
• DATEV-Export in der Hausverwaltung, Warum der Export öfter der Streitpunkt ist als die Buchhaltung selbst.