Hausverwaltung mit 40 Einheiten: Wo Excel noch reicht und wo nicht

Warum die Frage bei 40 Einheiten aufkommt

Eine Verwaltung mit 40 Einheiten ist an einer besonderen Stelle des Wachstumspfads. Sie ist zu groß, um wie ein privater Vermieter zu arbeiten, aber zu klein, um die Investition in ein ausgewachsenes Verwaltungssystem selbstverständlich zu rechtfertigen. Wer die 40 erreicht, hat sie meist über Jahre erreicht, organisch, mit Excel-Tabellen, die mit dem Bestand mitgewachsen sind, und mit Ordnern, die den Aktenschrank ausfüllen.

Der Punkt, an dem die Frage nach dem Umstieg konkret wird, ist nicht der Bestand als Zahl, sondern die Zeit, die die Verwaltung frisst. Wer bei 25 Einheiten drei Tage für die Nebenkostenabrechnungen pro Jahr aufwendet, braucht bei 40 Einheiten sechs bis acht Tage, wenn die Struktur gleich bleibt. Das ist der Moment, in dem der Gedanke aufkommt, ob es eine bessere Werkzeugkette gibt.

Die ehrliche Antwort ist: teilweise. Excel ist bei 40 Einheiten für einige Aufgaben immer noch adäquat. Für andere ist es die falsche Werkzeugklasse, nicht weil Excel technisch nicht könnte, sondern weil die Fehlerkosten pro Fall bei 40 Mietern deutlich höher sind als bei 5. Der Rest dieses Artikels sortiert das nach Aufgabenbereich.

Stammdaten und Objektübersicht: Excel reicht

Die reine Stammdatenverwaltung ist der Bereich, in dem Excel bei 40 Einheiten noch problemlos funktioniert. Objekte, Wohnungen, Mieter, Vertragslaufzeiten, Kaltmiete, Betriebskostenvorauszahlung, das lässt sich in einer gepflegten Tabelle sauber führen. Mit zwei Blättern (Objekte und Mieter) und einer sinnvollen Verknüpfung über die Objekt-ID sind auch Filter- und Übersichtsauswertungen möglich.

Der Aufwand für die reine Datenpflege liegt bei 40 Einheiten bei etwa einer Stunde pro Monat, vor allem beim Mieterwechsel. Solange der Bestand stabil ist und wenige Wechsel pro Jahr anfallen, ist das gut zu handhaben.

Die Grenze wird sichtbar, wenn mehrere Personen auf dieselbe Tabelle zugreifen. Excel in einer Cloud (OneDrive, Google Sheets, Dropbox) erlaubt paralleles Bearbeiten, aber ohne saubere Sperrung von Feldern und ohne Versionierung entstehen Fehler. Wer allein arbeitet, bleibt sicher. Wer eine Mitarbeiterin hat, die den Bestand pflegt, während sie selbst die Abrechnungen macht, hat schon bei 40 Einheiten reale Kollisionsrisiken.

Nebenkostenabrechnung: Excel wird zum Grenzfall

Die Nebenkostenabrechnung ist der Bereich, in dem Excel bei 40 Einheiten am ehesten kippt. Nicht weil die Rechnung selbst nicht möglich wäre, sondern weil die Nebenbedingungen kompliziert sind und in einer Tabelle schwer sauber abzubilden.

Der einfache Fall ist unauffällig: 20 Wohnungen in einem Objekt, gleiche Vertragslaufzeit, gleicher Verteilerschlüssel, keine Sondervereinbarungen. Die Kaltkostenabrechnung mit Umlage nach Wohnfläche ist eine Sache von wenigen Stunden, Belege sortieren, Kostenarten zuordnen, prozentualen Anteil berechnen, Vorauszahlungen abziehen, Ergebnis pro Mieter ausweisen. Für den einfachen Fall reicht Excel.

Der komplizierte Fall entsteht durch Sonderbedingungen, die in der Praxis zunehmen. Ein Mieter zieht mitten im Abrechnungszeitraum aus, ein Gewerbe-Mieter im Erdgeschoss verursacht einen Vorwegabzug, die Vorauszahlung wurde im Juli erhöht und muss anteilig erfasst werden, ein Vertrag hat eine abweichende Verbrauchsstelle für Kaltwasser, die Heizkostenabrechnung kommt vom Messdienstleister und muss in die Umlage übernommen werden. Jede dieser Sonderbedingungen ist in Excel möglich, aber jede erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit.

Der BGH hat in mehreren Entscheidungen klargestellt, dass formal fehlerhafte Abrechnungen unwirksam sein können. § 556 Abs. 3 BGB verlangt die Abrechnung binnen zwölf Monaten; Formfehler machen die Nachforderung angreifbar. Bei 40 Abrechnungen pro Jahr steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich mindestens ein Fehler durchsetzt, deutlich gegenüber 5 Abrechnungen, nicht weil die Vorlage anders ist, sondern weil die Zahl der Sonderfälle wächst.

Der praktische Test: Wie viel Zeit brauchen die Abrechnungen im Excel-Setup pro Jahr? Wer bei 40 Einheiten sechs bis acht Tage aufwendet, ist im pragmatischen Bereich. Wer zehn bis zwölf Tage braucht, hat die Grenze überschritten. Ab dann sind die Zeit- und Fehlerkosten höher als die Softwarekosten.

Bankanbindung und Zahlungszuordnung: Excel scheitert früher

Die Zahlungszuordnung ist der Bereich, in dem Excel bei 40 Einheiten am schnellsten scheitert. Der Grund ist die schiere Menge: 40 Mieter mit monatlichen Vorauszahlungen produzieren 480 Zahlungseingänge pro Jahr. Wer diese Eingänge manuell aus dem Online-Banking in eine Tabelle überträgt und dann den einzelnen Mietverhältnissen zuordnet, verliert Zeit auf einer schwer messbaren Ebene.

Ein automatisierter Kontoumsatz-Import wäre die Lösung. Er ist mit reinem Excel technisch möglich (CSV-Export der Bank, VBA-Makros für die Zuordnung), aber der Wartungsaufwand ist hoch. Bei Formatänderungen des Banking-Exports muss das Makro nachgezogen werden. Wer diesen Aufwand betreibt, hat de facto eine Eigenentwicklung, die niemand außer der Person versteht, die sie geschrieben hat.

Der pragmatische Punkt: Bei 40 Einheiten und regelmäßiger SEPA-Basislastschrift oder Dauerauftrag ist die Zahlungszuordnung noch händelbar. Wer aber offene Forderungen, Verrechnungen mit Kautionen oder mehreren Zahlungswegen pro Mieter verwaltet, überschreitet den sinnvollen Excel-Bereich schnell.

Belegablage und GoBD: hier ist Excel nie ausreichend

Die GoBD-Anforderungen an die Belegablage sind ab dem ersten Beleg gültig, unabhängig vom Bestand. Wer 40 Einheiten verwaltet, produziert jährlich etwa 600 bis 1.200 zu archivierende Dokumente. Ein Papierordner erfüllt die Anforderungen, wenn er unverändert erhalten wird und eine schriftliche Verfahrensdokumentation vorliegt. Praktisch ist er langsam, weil jede Belegabfrage physisch geleistet werden muss.

Ein PDF-Ordner in einem Cloud-Speicher erfüllt die GoBD-Prinzipien nicht vollständig. Er ist nicht revisionssicher, hat kein Audit-Log, keine Versionierung. Für die Betriebsprüfung ist er ein Risiko, das mit 40 Einheiten und einem entsprechenden Belegumsatz konkret wird.

Der Ausweg ohne Verwaltungssoftware ist ein spezialisiertes DMS mit revisionssicherer Archivierung, das aber wiederum monatliche Kosten mitbringt. Bei 40 Einheiten liegt das häufig im Bereich von 30 bis 60 Euro pro Monat. Wer diesen Betrag ohnehin ausgibt, um GoBD zu erfüllen, hat die Grundlage für den Sprung in ein integriertes System bereits geschaffen.

Mieterkommunikation: der versteckte Zeitfresser

Ein Bereich, der in Excel-vs-Software-Diskussionen selten auftaucht, aber real Zeit kostet: die dokumentierte Mieterkommunikation. Bei 40 Einheiten kommen jährlich rund 100 bis 200 substanzielle Mieter-Anfragen zusammen, plus Anschreiben zu NKA, Anpassungen, Ankündigungen, Mieterwechseln.

Wer diese Kommunikation über normale E-Mails führt, hat sie in Outlook oder Gmail. Für die Nachweispflichten reicht das oft. Für die interne Übersicht (welche Anfrage ist offen, wer ist zuständig, was wurde vor sechs Monaten schon geklärt) ist es zunehmend unpraktisch. Bei 40 Einheiten spürt man das noch in Grenzen; bei 80 wird es zum operativen Problem.

Excel für die Kommunikationsdokumentation zu verwenden (eine Tabelle mit Kontakten, Datum, Anliegen, Status) ist möglich, wird aber selten konsequent gepflegt. In der Praxis versanden solche Tabellen nach drei bis sechs Monaten.

Der Umstiegspunkt: nicht die Einheiten, sondern die Zeit

Der ehrliche Umstiegspunkt liegt nicht bei einer bestimmten Zahl von Einheiten, sondern beim Zeitaufwand, den die Verwaltung mit Excel + Ordnern noch akzeptieren kann. Für 40 Einheiten bedeutet das im Regelfall:

Zeitaufwand für Stammdatenpflege im Jahr: 10 bis 15 Stunden. Für Nebenkostenabrechnung: 45 bis 65 Stunden. Für Zahlungszuordnung: 30 bis 50 Stunden. Für Belegablage und Dokumentation: 20 bis 40 Stunden. Für Mieterkommunikation und -verwaltung: 100 bis 150 Stunden. Zusammen: 200 bis 320 Stunden pro Jahr, also fünf bis acht Vollzeit-Wochen.

Eine Verwaltungssoftware im Segment 50 bis 100 Euro pro Monat spart in diesem Setup typischerweise 30 bis 50 Prozent der Zeit, vor allem in Zahlungszuordnung, Belegverwaltung und Abrechnungserstellung. Bei einer Verwaltung, die 30 Euro pro Stunde intern kalkuliert, sind das 1.800 bis 4.800 Euro Zeitersparnis pro Jahr, gegen 600 bis 1.200 Euro Softwarekosten. Die Rechnung geht auf.

Die Rechnung geht nicht auf, wenn die gesparte Zeit nicht in andere produktive Aufgaben fließt, sondern in freie Kapazität, die niemand nutzt. Für eine inhabergeführte Verwaltung mit einer Person ist das genau die Frage: Ist die eingesparte Stunde eine Stunde für Neukunden, für Portfolio-Ausbau, für tiefere Objektbetreuung, oder ist es eine Stunde mehr Freizeit? Beides ist legitim, aber die Rechnung sieht anders aus.

Zusammenfassung: Wo Excel bei 40 Einheiten steht

Excel bei 40 Einheiten ist noch in der Zone der bewussten Entscheidung, nicht der objektiven Notwendigkeit. Für die reine Stammdatenverwaltung, für einfache Objektstrukturen ohne Sondervereinbarungen, für Verwaltungen mit stabilem Bestand und wenigen Wechseln reicht es weiterhin. Für die Belegablage nach GoBD, für professionelle Nebenkostenabrechnung mit Sonderfällen, für skalierbare Zahlungszuordnung und für dokumentierte Mieterkommunikation reicht es nicht.

Der Umstieg bei 40 Einheiten ist keine dringende Anforderung, aber ein wirtschaftlich sinnvoller Schritt für Verwaltungen, die die eingesparte Zeit tatsächlich anders einsetzen. Bei 60 Einheiten wird der Umstieg zur klaren Empfehlung, bei 80 zur Notwendigkeit, nicht wegen der Software, sondern wegen der Fehlerkosten pro Fall.

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